home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / RET405.ARJ / DATAFILE.HLP < prev    next >
Text File  |  1991-12-19  |  22KB  |  308 lines

  1. ADD or CHANGE Inventory Selections:                                   
  2.                                                                       
  3. F1 = GO                                                               
  4. Pressing the F1 key rewrites the displayed record to the file if any  
  5. changes have been made and clears the data fields on the screen.      
  6.                                                                       
  7. F2 = HELP                                                             
  8. Pressing the F2 key displays a Help Screen like this one. The Help    
  9. data will refer to the field that the cursor is in at the time you ask
  10. for help.  Press the PG UP (Page Up) or PG DN (Page Down) key to scan 
  11. forward or backwards for more information.  The help screen is removed
  12. if you attempt to scan past the last page or backwards from page one. 
  13. Press the ESC key at any time to exit the Help Screen.                
  14.                                                                       
  15. F3 = DITTO                                                            
  16. When this key is pressed, any data that was displayed in the          
  17. previously displayed record will be duplicated in the new record.     
  18. This saves time when you are adding a lot of new records that have the
  19. same vendor name, or price etc.                                       
  20.                                                                       
  21.  NOTE: When using the ditto key in the COST or RETAIL fields you must 
  22. press the period <.> key before the DITTO or the HELP key will        
  23. operate.                                                              
  24.                                                                       
  25. F4 = FIND STK#                                                        
  26. This moves the blinking cursor to the stock number field and waits for
  27. you to enter an existing stock number.  If the stock number exists in 
  28. your file then the data will be displayed.                            
  29.                                                                       
  30. F5 = PREV STK#                                                        
  31. After first FINDing a Stock Number with the F4 key, pressing F5 will  
  32. display the data for the previous stock number that is lower in sorted
  33. order than the stock number currently being displayed.                
  34.                                                                       
  35.                                                                       
  36. F6 = NEXT STK#                                                        
  37. After first FINDing a Stock Number with the F4 key, pressing F6 will  
  38. display the data for the next stock number that is higher in sorted   
  39. order than the stock number currently being displayed.                
  40.                                                                       
  41.                                                                       
  42.                                                                       
  43. F7 = <D>elete Record or <C>hange Control Number                       
  44. Pressing this function key will give you two choices:                 
  45. Press the <D> key to permanently erase the data that is currently     
  46. being displayed or press the <C> key to change the Control Number.    
  47.                                                                       
  48.                                                                       
  49. When you change the Control Number, the old Control Number is deleted 
  50. then the data is re-sequenced using the new number you entered.       
  51. Duplicate Control Numbers are not allowed.                            
  52.                                                                       
  53. F8 = TOGGLE                                                           
  54. This is convenient if you make many manual adjustments to your        
  55. inventory numbers. Pressing this key after a record has been          
  56. displayed clears the screen and allows no entry into the data         
  57. description fields. Pressing the F8 key again reverses the process.   
  58.                                                                       
  59.                                                                       
  60. F9  = PREV RCD                                                        
  61. Pressing this key displays the data for the previous control number   
  62. that is lower in value than the control number that is currently being
  63. displayed.  If this key is pressed when you first enter the "ADD or   
  64. CHANGE Inventory" program, then data for the last control number will 
  65. appear.                                                               
  66.                                                                       
  67. F10 = NEXT RCD                                                        
  68. Pressing this key displays the data for the next sequential control   
  69. number that is higher in value than the control number that is        
  70. currently being displayed. If this key is pressed when you first enter
  71. the "ADD or CHANGE Inventory" program, then data for the first control
  72. number in the file will be displayed.                                 
  73.                                                                       
  74. ESC                                                                   
  75. This key will return to the main menu.                                
  76.                                                                       
  77. MOVING THE CURSOR                                                     
  78. Use the UP, DOWN, LEFT, RIGHT, TAB or ENTER keys to navigate the      
  79. cursor around the screen.  The ENTER key moves to the next field on   
  80. the screen.  The cursor will not stop in a protected field.           
  81.                                                                       
  82. Within a field the left and right arrow keys move the cursor from     
  83. character to character.  Press the <INSERT> key to insert letters in  
  84. the middle of a field. Press the <INSERT> key again to return to      
  85. normal replacement mode. Press the <DELETE> key or the <BACKSPACE> key
  86. to delete characters.                                                 
  87.                                                                       
  88. CHANGING DATA IN THE NUMERIC FIELDS                                   
  89. An empty field will be displayed with underlines to define the length 
  90. of the field. ______                                                  
  91.                                                                       
  92. A field with the value of 24 will be displayed like this: ____24.     
  93.                                                                       
  94. Suppose that you want to change the 24 to 36.  The field will look    
  95. like this after you make the change  36__24.  The new number stays on 
  96. the left and the old number stays of the right.  This allows you to   
  97. edit all changes before your  data is written to the disk.            
  98. WARNING: Two numbers on the same line must have a space between them  
  99. or you will get one large number instead of what you want.            
  100. NOTE: The largest number allowed for numeric fields is 32767.  Larger 
  101. numbers may produce negative results.                                 
  102. DATA FIELD DESCRIPTIONS:                                              
  103.                                                                       
  104. CONTROL NUMBER                                                        
  105. When you are adding "new" records you must first enter a unique       
  106. control number for the data you are about to enter.  This gives you a 
  107. user defined sorted sequence for the data.  This is convenient for    
  108. printed output in on-the-shelf sequence or for listings in a vendor's 
  109. order form sequence.                                                  
  110.                                                                       
  111. Sales transactions and purchase orders may be retrieved from the      
  112. computer files in this control number sequence.  Random access is     
  113. allowed.  A little forethought is necessary when assigning control    
  114. numbers.                                                              
  115.                                                                       
  116. The control number can range from 0 to 99999.  Leading zero's are     
  117. automatically added to your control number to avoid confusion.  But,  
  118. they are not necessary for you to enter when entering data.  It will  
  119. help to leave room between control numbers.  You may want to add      
  120. future items in between existing control numbers.                     
  121.                                                                       
  122. ITEM DESCRIPTION                                                      
  123. This field can be made up of any alphanumeric character to identify   
  124. the product.                                                          
  125.                                                                       
  126.                                                                       
  127. STOCK NUMBER                                                          
  128. This is usually the vendor's stock number for the item.  Any          
  129. alphanumeric character can be accepted.  Some reports may be printed  
  130. using this field in a sorted sequence.  Random or sequential access of
  131. data using this stock number is supported in the Purchase Order, Sales
  132. Transactions and the ADD/CHANGE menus.                                
  133.                                                                       
  134.  Note: Upper and Lower case letters are case-sensitive. For example,  
  135. stock number AAA-24 cannot be found if you enter aaa-24.  Spaces are  
  136. also treated as unique characters.  For example, stock number 234_ABC 
  137. is different than 234__ABC.  The extra space between the 4 and A is   
  138. treated like another character.                                       
  139.                                                                       
  140.                                                                       
  141. CASE QNTY                                                             
  142. This is the manufacturer's minimum case quantity for the item.  This  
  143. quantity is used to determine the multiple case quantity when         
  144. preparing purchase orders.                                            
  145.                                                                       
  146. DATE                                                                  
  147. This is the first date that the item is entered into the computer     
  148. system.  It is used to track the length of time that your Year to Date
  149. sales figures reflect.  The date is reset when you clear your end of  
  150. year processing.                                                      
  151.                                                                       
  152. UPDATE                                                                
  153. A blank field or "Y" allows the computer to change the min/max stock  
  154. levels when you run the "CHANGE Min/Max level" from the "END OF PERIOD
  155. PROCESSING" menu.                                                     
  156.                                                                       
  157. Enter "N" in this field to bypass the automatic changing of the       
  158. minimum/maximum stock levels. This would prevent the software from    
  159. changing any predetermined stock level that you have set manually.    
  160.                                                                       
  161. NOTE: The "CHANGE Min/Max Level"  will by pass items which have no    
  162. previous STOCK LEVEL set.  This means that if an item's STOCK LEVEL is
  163. a blank field ______ or _____0, it will not be changed by the         
  164. software.                                                             
  165.                                                                       
  166. COST and RETAIL                                                       
  167. You must enter a decimal point to show dollars and cents.  Say you    
  168. wanted to key in twenty five dollars.  If you enter 25 you will get   
  169. .25 in the data.  The correct entry is 25.00  or just 25. will do.    
  170.                                                                       
  171. VENDOR                                                                
  172. This field may be used to describe different departments for a single 
  173. vendor or different vendor names.  You may use this field to select   
  174. different vendors or categories when preparing purchase orders.  See  
  175. the Purchase Order section.                                           
  176.                                                                       
  177. ORDER CODE                                                            
  178. Entries in this field will allow you to change the standard default   
  179. Purchase Order ordering logic for the data item being displayed.  This
  180. code may be any of the following: STD, MAX, OUT, DIS or ___ [default].
  181.                                                                       
  182. STD = Standard                                                        
  183. The purchase order logic is:                                          
  184. Order the quantity (Stock level - Available Stock) when the Available 
  185. Stock is less than or equal to the Reorder Point.                     
  186.                                                                       
  187.                                                                       
  188. MAX = Maximum order                                                   
  189. Use this for items that you want fully stocked without regard to the  
  190. reorder point.  The order logic is:                                   
  191. Order the quantity (Stock level - Available Stock) when the Available 
  192. Stock is less than the Stock Level.                                   
  193.                                                                       
  194. OUT = Out of Stock                                                    
  195. Use this code when you want to order the item only if it is completely
  196. sold out. The order logic is:                                         
  197. Order the quantity (Stock Level) when the Available Stock equals zero.
  198.                                                                       
  199. DIS = Discontinued Item                                               
  200. This code will not allow this item to be ordered.                     
  201.                                                                       
  202. (blank field) = Default mode                                          
  203. Note: There is an Option that affects the default mode. It is used to 
  204. allow the "STATUS CODE" to automatically affect the purchase order    
  205. logic.  See "Use Status Code?" in the "Change Company Information"    
  206. program in the "MAINTENANCE Menu".                                    
  207.                                                                       
  208. If the "Use Status Code?" option is not used, the default mode order  
  209. logic is the same as the "STD" mode.                                  
  210.                                                                       
  211. If the "Use Status Code is used, an item with a Status Code of "A"    
  212. uses the "MAX" order logic.  Status Codes"B","C" and "_" use the "STD"
  213. order logic.  Status code "Z" uses the "OUT" order logic.             
  214.                                                                       
  215. This allows the use of different order logic for the same item in     
  216. different locations depending on the sales activity.                  
  217.                                                                       
  218. Any non blank "Order Code" used will override the "Use Status code?"  
  219. option causing all locations to have the same order logic regardless  
  220. of their status code.                                                 
  221.                                                                       
  222. Note: (Available stock is defined as Stock on Hand + All Stock On     
  223. Order).                                                               
  224.                                                                       
  225. Stock                                                                 
  226. OnHand                                                                
  227. This is the current quantity on hand.                                 
  228.                                                                       
  229. ReOrdr                                                                
  230. Point                                                                 
  231. This is the "Reorder Point".  Normally, when your stock On Hand plus  
  232. any Stock Posted On Order is equal to or less than this number, a     
  233. Purchase Order is produced.                                           
  234.                                                                       
  235. Stock                                                                 
  236. Level                                                                 
  237. This is the "Maximum" stock level that will be permitted when Purchase
  238. Orders are generated.                                                 
  239.                                                                       
  240. Quanty                                                                
  241. OnOrdr                                                                
  242. The Quantity on Order is the sum of all outstanding orders that have  
  243. been posted but not yet received.  This is a protected field and can  
  244. only be altered through the "Purchase Order Menu."                    
  245.                                                                       
  246. LastOrdr                                                              
  247.   Date                                                                
  248. The Last Order Date is the system date that the order was posted.  The
  249. date is copied from the date you entered when you turned on your      
  250. computer.  It will be useful to code your purchase order numbers with 
  251. a date code.  For example, use purchase order number 1218 for December
  252. 18th. It will be easy to cross reference purchase order with the date.
  253.                                                                       
  254.                                                                       
  255. Note: If the item is ordered in more than one purchase order, the most
  256. recently posted date will be shown.  This field is also protected.  If
  257. no orders have ever been posted, this date will match the "Date" field
  258. listed above.                                                         
  259.                                                                       
  260. Orders                                                                
  261. Placed                                                                
  262. The Orders Placed field is for your information and is not used in any
  263. computations.  It merely gives you a total of how many times you have 
  264. ordered this particular item for the given location.                  
  265.                                                                       
  266.                                                                       
  267. Period                                                                
  268. Sales                                                                 
  269. The period sales shows the number of units sold for the current cycle.
  270.  A current cycle may be a month, week or quarter depending upon how   
  271. often you reset the sales to zero.  Reset the current period sales    
  272. from the "END OF PERIOD" menu when you are ready to start a new       
  273. period.                                                               
  274.                                                                       
  275. Y-T-D                                                                 
  276. Sold                                                                  
  277. The Year to Date sold is the cumulative unit sales of each item for   
  278. the period you designate.                                             
  279.                                                                       
  280.                                                                       
  281. Status                                                                
  282. Code                                                                  
  283. The "Status Code" represents a letter code ranking of the current     
  284. sales dollars that the item produced. The letter code A, B, C, or Z is
  285. placed in the Status Code when you run the "Sort Sales Data" program  
  286. from the "END OF PERIOD Menu".                                        
  287.                                                                       
  288.                                                                       
  289. The initial setting of the sorting Break Points for each letter code  
  290. are:                                                                  
  291. "A" = Highest 80% of total sales,    (Best Selling Items)             
  292. "B" = Sales from 80 to 95% of total  (Average Sales)                  
  293. "C" = Sales from 95 to 100% of total (Poor Sales)                     
  294. "Z" = Zero sales for this period.    (No Sales)                       
  295.                                                                       
  296. The sorting Break Points for each letter code may be changed from the 
  297. "MAINTENANCE Menu" when your run "Change Company Information".        
  298.                                                                       
  299.                                                                       
  300.     (Last Page)                                                       
  301.                                                                       
  302.                                                                       
  303.                                                                       
  304.                                                                       
  305.                                                                       
  306.                                                                       
  307.                                                                       
  308.                                                                       .W#046